a cura di:
Aldo Alabiso, Roberta Capasso, Gabriella Diozzi, Giuseppina Faraco, Martina Monaco, Grazia Orefice, Rosaria Rauccio
Come può un onboarding all’avanguardia trasformare l’Employee Experience? E quanto fa la differenza l’attenzione al processo di inserimento di ciascun membro del team?
A partire da queste domande è stato elaborato un Project Work per MD S.p.A., il cui scopo principale è stato sviluppare un processo di onboarding, trasformandolo da una mera formalità ad un’esperienza coinvolgente ed avveniristica. Il progetto ideato mira a colmare il gap rappresentato dal fenomeno del turnover, ottimizzando l’integrazione tra l’esperienza on-site e quella digitale.
Come primo passo, è stata proposta una rinnovata strategia per gli strumenti aziendali esistenti, conferendo loro un tocco di modernità e avanguardia.
Ma la vera innovazione è stata raggiunta con l’introduzione del metaverso, elemento digitale rivoluzionario: una piattaforma su misura e customizzata che supera i limiti della realtà, offrendo ai nuovi membri un’Employee Experience memorabile fin dai primi giorni in azienda. In questa prospettiva, non solo viene trasformato il processo di onboarding, ma si arriva a plasmare il futuro dell’integrazione aziendale.
Chiunque entri nel mondo di MD scoprirà un nuovo modo di essere accolto come talento, unendo la tradizione con la tecnologia in un’esperienza indimenticabile.
Questo articolo si concentra sull’analisi e l’ottimizzazione del processo di onboarding in MD, enfatizzando l’importanza di questa fase per il successo a lungo termine dell’organizzazione.
L’onboarding, infatti, rappresenta un momento cruciale per l’integrazione dei nuovi dipendenti, in quanto la sua efficacia può influenzare significativamente l’engagement e la retention del personale.
Lo studio ha preso avvio da un’elaborazione del percorso di preboarding – fase antecedente al primo giorno effettivo di lavoro – concepito per agevolare l’integrazione dei nuovi dipendenti, fornendo loro non soltanto informazioni di carattere logistico, ma trasmettendo anche la cultura aziendale, i valori etici e gli obiettivi strategici.
Il preboarding è stato suddiviso in sette giorni e implementato a partire dall’invio di tre e-mail da parte della Direzione HR al neo-dipendente. Nella prima e-mail, il neoassunto riceve il contratto di lavoro, offrendogli, così, l’opportunità di esaminare il documento prima di recarsi in sede per la firma. Successivamente, l’e-mail di benvenuto fornisce informazioni essenziali sull’inserimento e, in particolare, sull’accesso alla piattaforma Skillato per la formazione obbligatoria, sull’assegnazione di un buddy – mentor nelle prime settimane – e sulle credenziali per esplorare MDverse, il metaverso privato di MD.
La fase conclusiva del preboarding è segnata dalla terza e-mail, con cui il responsabile HR presenta il background e le competenze del neoassunto e invita il team ad accoglierlo durante il suo processo di integrazione.
Al termine di questa fase, ha inizio l’onboarding, un processo altamente strutturato, sviluppato in un arco temporale di trenta giorni e orientato a favorire l’integrazione rapida e significativa dei neoassunti nel contesto aziendale. L’onboarding ha inizio per ciascuna risorsa il primo giorno di lavoro, durante il quale il buddy svolge un ruolo chiave nell’assicurare l’integrazione del neoassunto all’interno del contesto operativo, a partire dall’accoglienza e dalla consegna del kit di benvenuto.
Tale strategia mira a incrementare l’engagement del nuovo dipendente e a trasformare ciascun collaboratore in un brand ambassador. Dopo la consegna del kit, il buddy guida il nuovo dipendente in un tour dettagliato del luogo di lavoro, presentandolo ai colleghi e fornendo informazioni sulle dinamiche aziendali.
Al termine dell’accoglienza, il dipendente inizia ufficialmente la propria attività lavorativa affiancato dal buddy.
La giornata si conclude con una sessione di feedback per facilitare l’esperienza di inserimento e un incontro con il manager, che non solo si assicurerà del buon esito della giornata, ma trasmetterà un senso di attenzione e cura nei confronti del nuovo dipendente, evidenziando l’importanza attribuita al suo inserimento da parte della leadership aziendale.
Per coinvolgere i dipendenti in modo non convenzionale e migliorare l’esperienza complessiva si è proposta l’implementazione della piattaforma e-learning Skillato, utilizzata da MD dal 2021.
L’applicazione, infatti, è stata migliorata al fine di offrire una vasta gamma di funzionalità con cui accelerare i processi iniziali, migliorare l’accoglienza, ottimizzare la comunicazione e la trasmissione della cultura aziendale, e favorire la socializzazione attraverso una community virtuale. Attraverso la sua interfaccia, l’utente può accedere non solo alla sezione di formazione già esistente, ma anche a ulteriori aree:
– profilo: consente di aggiungere una foto di riconoscimento, informazioni professionali e personali (come hobby e interessi) e monitorare i progressi ottenuti nei vari moduli di formazione;
– contrattualistica e documentazione: fornisce accesso al contratto di lavoro, alle politiche aziendali, al Codice Etico, al booklet digitale e, per gli addetti ai PDV, al piano dei turni;
– assistenza virtuale: introduce una chatbot progettata per favorire un supporto dinamico attraverso una vera e propria conversazione in grado di rispondere alle esigenze specifiche di ciascun dipendente;
– MD Community: rappresenta un vero e proprio social per i dipendenti di MD attraverso cui è possibile partecipare a discussioni tematiche, scambi di idee e conoscenze;
– benvenuti in MD: è una sezione rivolta esclusivamente al neoassunto con lo scopo di introdurlo ai valori e alla cultura aziendale attraverso 10 livelli di gioco in un arco temporale di 30 giorni. L’acquisizione di punti, inoltre, consente di stilare una classifica tra i dipendenti di tutta Italia, stimolando fin da subito il senso di appartenenza ad una community.
Nel processo di integrazione dei nuovi membri in MD un ruolo significativo è svolto dall’esplorazione del metaverso aziendale, MDverse. Per agevolare l’accesso, è stata ideata una soluzione intuitiva: un collegamento diretto tra il mondo virtuale e la piattaforma Skillato attraverso un apposito link integrato nella dashboard.
MDverse, attraverso le sue ambientazioni – che riproducono il Punto Vendita, il Centro di Distribuzione e l’Ufficio – consente al dipendente, da un lato, di visitare virtualmente il proprio luogo di lavoro e dall’altro di prepararsi alle mansioni attraverso sessioni di gioco con i dipendenti di tutta Italia, rappresentando, dunque, il connubio tra intrattenimento e formazione.
Sempre all’interno del metaverso di MD, è possibile usufruire di MD Space, un ambiente virtuale condiviso e composto da più stanze in cui i vari utenti si ritrovano sia per momenti di formazione che per eventi aziendali. L’esigenza di creare un ambiente di questo tipo è nata dalla volontà di creare un’esperienza digitale che non tralasciasse la componente umana. In MDSpace, infatti, la partecipazione è resa realistica dalla modalità audiovisiva spaziale che consente l’attivazione della videocamera e del microfono nel momento in cui due o più avatar si avvicinano o si trovano nella stessa stanza.
Quali obiettivi è possibile raggiungere attraverso un’adeguata attenzione all’onboarding?
La corretta implementazione del sistema di integrazione costituisce il punto di partenza per un percorso in cui i dipendenti non si sentano soli, ma siano accompagnati con mano per lavorare in modo efficace e consapevole. Alla luce di tali considerazioni, ci si è proposti l’obiettivo di ridurre l’incidenza negativa del turnover nella fase iniziale di inserimento della risorsa, mediante la proposta di un progetto innovativo di Digital Onboarding. Attraverso l’adozione di un metodo che va dal generale al particolare, è stata ideata una proposta di progettazione che ha portato alla realizzazione di obiettivi specifici:
– digitalizzazione e accelerazione dei processi iniziali di onboarding;
– formazione aziendale in continuo aggiornamento;
– promozione della socializzazione attraverso la Community di MD;
– incremento dell’engagement dei dipendenti;
– cultura del feedback.
Scopo del progetto è stato, dunque, quello di mostrare come il digital onboarding rappresenti un tassello fondamentale nella gestione delle Human Resources e come possa contribuire a plasmare all’interno di una realtà come quella di MD un ambiente lavorativo che promuova l’eccellenza, la coesione e il successo a lungo termine.
